Assalamualaikum dan salam hormat kepada semua wedding photographer di luar sana.
Hari ini kita nak cerita tentang beberapa perkara yang kita sebagai wedding photographer perlu educate client untuk mengelakkan diri dari pelbagai kekeliruan.
Saya perasan, ramai photographer yang masih struggle dengan client management. Saya selalu dengar complaint – “Kenapa client ni susah sangat?” atau “Kenapa selalu ada miscommunication?”
Hari ni saya nak berkongsi 9 perkara yang WAJIB anda bagitahu kepada setiap client sebelum terima booking. Berdasarkan pengalaman saya, kalau anda tak buat ni, hmm.. berkemungkinan anda akan suffer dalam business.
Masalah Yang Ramai Photographer Hadapi
Saya faham, kebanyakan photographer yang baru masuk industry ni ada masalah yang sama – diorang tak set expectation yang betul dari awal.
Pastu bila ada problem, photographer yang kena blame. Client marah, photographer stress, business relationship jadi teruk.
Yang saya perhatikan, ini bukan pasal anda tak professional. Ini pasal anda tak communicate dengan betul dari mula-mula lagi.
Saya betul-betul faham perasaan ni sebab saya pun pernah dalam situasi yang sama. Dulu saya pun buat silap yang sama – tak communicate properly dengan client.
Result? Stress, rugi, client tak happy.
9 Perkara Yang Saya Nasihatkan Anda Bagitahu Client
Alhamdulillah, lepas bertahun-tahun dalam industry ni, saya boleh identify beberapa perkara yang saya akan sebutkan selepas ini. Ini 9 perkara yang saya wajibkan dalam setiap contract:
Perkara 1: Policy Deposit dan Tempoh Sah Quotation
Yang penting, setelah client bersetuju dengan quotation, saya akan mention dengan tegas:
“Dengan price yang kami quote, ia valid dalam masa 3 hari. Dalam masa 3 hari kami akan lock date dan price yang dipersetujui. So after 3 days kami usually akan open semula untuk orang lain booking.”
Saya faham ini mungkin nampak strict, tapi date wedding tu limited. Kalau client tak serious, better saya move on untuk client yang betul-betul committed.
Juga saya akan mention “Quotation ini valid untuk 2 minggu. So if belum lock date, after 2 minggu harga boleh berubah”.
Kebiasaan client ingat quotation boleh disimpan berbulan-bulan. Memang salah besar.
Untuk counter semula intonation yang nampak tegas, saya akan mention juga kelebihan booking cepat seperti “Jika price printing album or whatsoever naik, price dalam quotation masih sama, jadi awak untung sebenarnya.”.
Jadi mereka pun akan fikir “betul jugak”.
Perkara 2: Penyesuaian Harga Untuk Booking Jangka Panjang
Untuk booking yang lebih dari 1 tahun – contohnya client dari Singapura yang book awal-awal, saya wajibkan clause ni:
“Untuk booking lebih dari 1 tahun, harga mungkin akan naik 6-8% bergantung kepada keadaan. Harga mungkin berubah mengikut inflasi dan kos operasi.”
Berdasarkan apa yang saya buat selama ni, dalam 1 ke 2 tahun banyak benda boleh berubah. Pernah zaman dulu petrol naik sampai RM2.70 seliter, equipment cost naik, living cost naik. Kalau saya tak protect diri sendiri, saya yang rugi.
Perkara 3: Policy Untuk Tambahan Servis
Ni yang paling ramai photographer kena tipu. Client deposit dah masuk, pastu nak tambah photographer, tambah videographer, tambah macam-macam.
Saya akan beritahu dengan tegas:
“Kalau hendak menambah apa-apa services selepas deposit masuk, kena bayar 100% untuk penambahan tu. Contoh kalau extra photographer diperlukan, saya akan invoice add-on 100% dan perlu dilangsaikan segera. Sebab saya perlu booking photographer tersebut.”
Yang penting – jangan anda yang terpaksa keluarkan duit sendiri untuk hire extra crew! Client request, client bayar.
Kalau add-on ini dibuat pada invoice terakhir mungkin client tiba-tiba buat-buat lupa yang dia yang minta saya tambah photo dan video.
Setiap kali client minta tambah, saya akan requote semula dan hantar, berserta invoice add-on.
Perkara 4: Masa Ketibaan Dan Jadual Shooting
Client selalu tak faham timeline kerja kita. Saya akan explain dengan jelas:
“Saya akan sampai 1 jam sebelum majlis bermula untuk persiapan. Shooting akan bermula pada pukul [masa specific]. Ini untuk memastikan semua equipment ready dan lighting test sudah siap.”
Kadang-kadang client tak faham. Mereka napak macam kita shoot 4 ke 5 jam, ityu saja masa yangh kita gunakan. Mereka tak ada pengetahuan yang photographer perlu sampai awal. Kalau macam saya, saya akan sampai awal sejam, bermakna mungkin 2 jam sebelum event saya dah mula bertolak. Selepas event juga mungkin 1 jam diperlukan perjalanan balik. Jadi bermakma untuk shoot katakan 4 jam, sebenarnya saya gunakan pada hari ialah 7 jam.
Namun kita perlu fikir positive, sampai awal sentiasa untung – kalau saya datang lambat, impression dah tak best, reputation dah dihujung tanduk. Better sampai awal, prepare betul-betul.
Perkara 5: Policy Rehearsal – Yang Paling Penting!
Saya ingatkan sekali lagi we are talking about big event full with VIP. It is about VIP entertaining another VIP. So memang rehearsal adalah satu perkara besar. Event macam ni, orang kata kalau muka kau kalau tak nampak masa rehearsal tu alamat la.. Namun begitu, as a photographer, kita ada banyak cabaran dan constraint untuk kita lalui untuk attend sesi ini.
Saya attend tapi bukan free ya. Saya quote semua masa saya.
Usually untuk rehearsal saya akan bagitahu:
“Quotation saya termasuk 3 kali meeting dan rehearsal. I have to be there to ensure everything is right for the camera (saya perlu hadir untuk pastikan semua perkara akan nampak terbaik dalam gambar).”
Berdasarkan pengalaman saya, kerap diadakan rehearsal dari pukul 11 pagi sampai 3 petang. Makeup bride pukul 4 petang. Nampak simple, tapi tidak untuk photographer.
Saya kena:
- Keluar rumah jam 8.30 pagi. Saya akan singgah mana-mana restoran for big breakfast.
- Sampai hotel 10.30 pagi dengan semua equipment dan uniform
- kalau sempat, saya akan order makanan melalui grab tengah hari
- Kalau tak sempat makan, kena tahan lapar mungkin sampai jam 2 pagi
- Crew food disediakan jam 6 petang tapi masa tu photographer berada di bilik pengantin
- Sebelum event mula kena cari tempat untuk tukar pakaian
18 jam tak makan dengan betul! ya.. kalau saya miss lunch dan makan malam gap tak makan tu mau dekat 18 jam. Anda ingat ni kerja biasa ke?
Yang penting – anda kena charge rehearsal. Jangan include dalam package biasa. Ini extended working hours!
Perkara 6: Had Coverage Yang Realistik
Client kena faham limitation coverage berdasarkan crew:
“Kalau 2 orang photographer sahaja untuk majlis besar, seorang photographer akan cover pengantin, dan seorang lagi 90% untuk ahli keluarga. Tak dapat nak shoot setiap meja dan setiap tetamu perlu ada gambar.”
Kenapa ni penting? Sebab nanti client complain “kenapa mak sedara saya tak ada gambar?”
Set expectation dari awal! Kalau client nak coverage penuh, minta hire more photographers.
Perkara 7: Timeline Submit Semua Product
Ni yang selalu jadi isu. Ibu ayah client expect dapat gambar dalam jangkamasa terdekat, kita expect ada masa 4 minggu. Ada yang set masa 3 bulan. Tak jadi masalah asalkan maklumkan pada pelanggan.
Saya akan bagitahu dengan jelas:
“Selepas majlis akan diberikan 100 keping gambar dalam masa 24 jam. Sama ada edit atau raw photo, saya akan mention awal-awal. Jika mahukan gambar on the spot, saya akan hire editor untuk datang ke event.”
Yang saya nasihatkan – jangan promise sesuatu yang anda tak boleh deliver. Better under-promise, over-deliver.
Perkara 8: Policy Delivery Produk Final
Untuk high-end client, saya ada standard yang tinggi:
“Semua produk final akan dihantar mengikut delivery policy yang ditetapkan iaitu delivery hand-to-hand. Tak akan guna grab atau courier untuk produk final melainkan kami outstation berminggu-minggu. Contohnya kami ke Europe selama 3 minggu. Kami akan maklumkan product siap semasa kami outstation, is it ok jika kami minta printing shop untuk arrangekan penghantaran menggunakan grab?”
Yang penting – anda kena match service level dengan price point. Charge premium, give premium service.
Perkara 9: Put in in Writing
Semua perkara yang saya mention ni – WAJIB buat secara bertulis! Jangan verbal sahaja.
Kenapa?
- Legal protection untuk anda
- Client tak boleh claim “saya tak tahu”
- Professional image meningkat
- Kurangkan miscommunication hingga 90%
Berdasarkan apa yang saya buat selama ni, company besar mana ada buat business secara verbal? Everything in writing!
Pengalaman Peribadi Saya
Alhamdulillah, saya diberi peluang untuk handle wedding photography selama bertahun-tahun. Dulu pun saya buat silap yang sama – tak communicate properly dengan client. Setakat hantar quotation saja.
Lepas saya implement semua guidelines ni, Subhanallah – business jadi smooth, client respect professional approach saya, dan saya boleh focus pada delivering quality work instead of handling drama.
Yang saya perhatikan, photographer yang communicate dengan jelas dari awal akan:
- Build better client relationships
- Kurangkan conflicts hingga 95%
- Tingkatkan profit margin
- Dapat lebih banyak referrals
- Build sustainable business
Action Plan Untuk Anda
Kalau anda nak implement semua ni:
- 1Buat template contract dengan semua 9 perkara ni
- Practice explain setiap point dengan confidence
- Stick to your policies – jangan compromise sebab kesian
- Document everything – WhatsApp messages, emails, semua simpan
- Review dan update policies setiap 6 bulan
Yang penting – jangan takut client lari sebab anda strict. Client yang betul akan respect professional approach anda.
Client yang complain pasal professional policies ni usually red flags anyway. Better avoid dari awal lagi.
Kesimpulan
Saya percaya, dalam setiap perniagaan yang saya nak buat, komunikasi yang jelas adalah asas kepada kejayaan.
Insyaallah, kalau anda implement semua guidelines ni, anda akan nampak dramatic improvement dalam client satisfaction dan business sustainability.
Yang saya nak tekankan – anda bukan just photographer, anda adalah business owner!
Alhamdulillah, saya diberi peluang untuk berkongsi pengalaman ni dengan anda semua. Saya harap sharing ni bermanfaat untuk journey photography business anda.
Untuk lebih banyak tips berkenaan client management dan business photography, saya akan terus berkongsi pengalaman melalui platform ni. Semoga bermanfaat untuk semua photographer di luar sana!
